Староста учебной группы – одна из ключевых позиций в системе студенческого самоуправления высшего учебного заведения. Он выступает связующим звеном между деканатом, преподавателями и студентами группы, выполняя функции координатора, организатора и ответственного исполнителя. Данная роль требует высокого уровня ответственности, организованности и коммуникативных навыков. Университетская среда предоставляет оптимальные условия для развития управленческих компетенций, необходимых в дальнейшей профессиональной деятельности.
После назначения на должность старосты учебной группы первоочередной задачей является формирование единой информационной базы группы. Данный этап имеет ключевое значение, поскольку от полноты и актуальности собранных сведений зависит эффективность всей последующей коммуникации между старостой, студентами, преподавателями и администрацией факультета.
Староста обязан организовать сбор персональных данных каждого студента группы:
Конечно же, в своей работе староста должен помнить о нормах закона о сохранности персональных данных.
Сформированная база данных используется для решения следующих задач: оперативное информирование студентов об изменениях в расписании, переносах занятий и новых требованиях преподавателей; взаимодействие с деканатом и предоставление сведений по запросу администрации факультета; организация учебного процесса, включая составление списков группы, ведение отчетности и координацию мероприятий; экстренная связь для возможности оперативно связаться со студентом или его родственниками в случае необходимости; поздравления и внутригрупповые мероприятия, что способствует поддержанию благоприятных отношений в коллективе.
Каждую неделю все старосты встречаются с руководством факультета на собраниях старост, которые называют «старостат». На таких собраниях заместители декана доводят важную информацию о всех мероприятиях на предстоящей неделе и участии студентов в них, рассматривают вопросы организации учебного процесса, дисциплины, активного участия студентов в жизни факультета. Обязанность старосты – довести полученную информацию до студентов своей группы.
После формирования информационной базы группы следующий этап – получение справок, подтверждающих факт обучения студентов в высшем учебном заведении. Они могут потребоваться студентам для предоставления по месту работы родителей, в военкомат, органы социальной защиты, а также в иные инстанции, где требуется официальное подтверждение статуса обучающегося.
Выдача указанных справок производится методистами деканата, в связи с чем старосте необходимо заранее располагать полной информацией об организации данного процесса. (На машиностроительном факультете выдача справок происходит в корпусе № 6, каб. 311.)
Процедура получения справок, как правило, включает подачу заявки от группы с указанием перечня студентов, которым необходимы документы, и последующее получение готовых справок в установленные сроки. Староста выступает посредником между студентами и деканатом, централизованно собирая запросы и передавая их методистам, что значительно упрощает документооборот и снижает нагрузку на сотрудников деканата.
Ведение учебной документации является одной из наиболее трудоемких и ответственных функций старосты учебной группы. Данное направление работы включает в себя целый комплекс мероприятий, связанных с оформлением, заполнением и своевременным предоставлением различных документов и отчетных форм. От качества ведения документации напрямую зависит порядок в группе, объективность учета посещаемости и успеваемости, а также отсутствие претензий со стороны деканата и преподавателей.
В начале учебного периода староста заполняет первичные документы и таблицы, в том числе составляет список группы для каждого преподавателя. Последний оформляется, как правило, в формате электронной таблицы (Excel) и содержит фамилии и имена студентов в алфавитном порядке, а также может включать дополнительные сведения, необходимые преподавателю для работы с группой. Данный документ предоставляется каждому преподавателю в начале семестра и обновляется при необходимости.
После каждой пары староста заполняет бумажный журнал посещаемости, внося в него следующую информацию: тему занятия, номер пары, дату проведения и отметки о присутствии или отсутствии студентов. По окончании занятий журнал предоставляется преподавателям для подписания, что подтверждает достоверность внесенных сведений и факт проведения занятия.
Далее староста заполняет электронный журнал, в котором также фиксируются отсутствующие студенты, конкретные пары, на которых зафиксировано отсутствие, и причины отсутствия. Электронный журнал ведется параллельно с бумажным и позволяет оперативно формировать отчетность за любой период времени.
По окончании каждой недели заполняется ведомость посещаемости, в которой отражаются суммарные сведения о посещении занятий студентами группы. По итогам месяца подводятся результаты: подсчитывается количество пропущенных часов по уважительной причине и количество пропущенных часов по неуважительной причине. В случае пропуска 10 и более часов студент лишается стипендии на месяц, что делает точность ведения учета посещаемости особенно важной.
Все справки, заявления и освобождения от занятий хранятся в отдельном журнале группы. Указанные документы предоставляются преподавателям по запросу для подтверждения уважительности причины пропуска. Такой порядок хранения обеспечивает быстрый доступ к необходимым сведениям и исключает возникновение спорных ситуаций, связанных с пропусками занятий.
С наступлением экзаменационной сессии староста осуществляет получение зачетных книжек в деканате для последующего выставления оценок студентам. Зачетные книжки являются официальным документом, в котором фиксируются результаты сдачи экзаменов и зачетов, поэтому их получение и хранение требуют особой внимательности.
Староста осуществляет контроль за тем, чтобы все оценки были своевременно выставлены в зачетные книжки и экзаменационные ведомости. В случае возникновения задержек или расхождений староста информирует об этом студентов и при необходимости обращается в деканат для уточнения ситуации. Своевременное выставление оценок имеет принципиальное значение, поскольку от этого зависит допуск студентов к следующей сессии и назначение стипендии.
По завершении экзаменационного периода староста организует возврат зачетных книжек в деканат в установленные сроки. Перед возвратом необходимо убедиться, что все оценки выставлены, подписи преподавателей проставлены, а сами зачетки находятся в надлежащем состоянии. Таким образом, организация экзаменационного периода требует от старосты четкости, пунктуальности и внимательного отношения к документам, поскольку зачетная книжка – основной документ, подтверждающий результаты обучения студента.
В должности старосты есть много преимуществ. Во-первых, чаще всего старост поощряют материально, например надбавкой к стипендии, размер которой обычно зависит от факультета. Активным старостам также может быть проще получить место в общежитии, материальную помощь или скидку на обучение.
Кроме того, староста, ответственно выполняющий свои обязанности, обычно находится на хорошем счету у преподавателей и деканата, что дает возможность, например, скорректировать даты экзаменов и сдачи курсовой работы (проекта), помочь со сдачей задолженностей своим одногруппникам. Иногда действует система «+1 балл за старосту», что также может помочь при получении повышенной стипендии.
Преимущества связаны не только с материальными бонусами. Работа старостой позволяет развить лидерские качества, получить первый управленческий опыт, научиться организовывать людей и разрешать конфликты как внутри группы, так и с преподавателями или администрацией. Также развивается навык деловых переговоров и коммуникации.
В дальнейшем такой опыт может оказаться полезным и после университета: появляются новые знакомства и связи, которые могут помочь с поиском практики или трудоустройством. Поэтому должность старосты ‒ это не только дополнительная ответственность, но и возможность получить полезный опыт и определенные преимущества во время учебы.
